市委办公室  市政府办公室

关于向市档案局报送文件资料的通知

各县区党委和人民政府，市委各部委、市直各单位，市管各企业和职业技术学院，各人民团体：

近年来，随着改革开放的不断深入，基层单位和群众对党政机关现行政策等有关信息越来越关注，要求查阅有关文件的单位和群众越来越多。尤其是我国已加入WTO，国内外一些企业组织或个人迫切需要了解我市有关政策、投资环境等方面的情况。为了满足社会各方面查阅文件资料的需求，经市委、市政府同意，由市档案局负责建立已公开现行文件（资料）利用中心，收集有关非涉密现行文件资料并面向社会提供服务。现就有关事项通知如下：

一、文件收集（报送）范围

（一）市直机关及有关单位制发下在执行和使用的，与我市经济建设、社会发展及人民群众生产生活有密切联系的，需要基层单位执行和市民知晓的非保密性的现行法规、制度、办事程序及其他政策性文件。

（二）市直机关及有关单位编撰的公开出版发行的政策法规汇编、书籍报刊、信息简报等。

（三）上级机关印发需要贯彻执行的现行法规、制度、及其他政策性文件或文件汇编。

二、报送要求

（一）加强领导。开展面向社会的现行文件查阅服务，是适应新形势发展要求，进一步转变政府职能，提高工作效率，增中政务公开透明度，密切党和政府与人民群众联系，维护广大人民群众根本利益的重要举措。各部门各单位要高度重视，密切配合，明确责任，安排专人具体负责文件资料的报送工作。市档案局要加强领导和监督检查，扎实工作，确保文件资料收集及时、管理规范，真正发挥作用。

（二）严格审查把关。市委、市政府文件分别报请市委、市政府秘书长批准。市直各部门的文件由各部门领导批准。在文件正式上架前，所有准备开放利用的文件由市保管局进行最后审查。

（三）报送单位及报送时间。报送单位：具有行政管理职能、公益服务职能的市直机关、有关企事业单位和中央、省驻鹤单位。

报送时间：2000年元月至2004年6月的文件资料的报送工作应在2004年12月底前完成。2004年7月至2004年12月的文件材料于2005年3月底前整理完毕后向市档案局报送。2005年元月以后的文件每季度报送一次。对已报送的文件，如有修改、补充或需要废除时，发文单位应于印发后一星期内及时将新文件送市档案局，替换旧文件，以保证现行文件的准确性和时效性。

（四）文件资料格式要求。本机关印发的文件原则上要向市档案局报送原件。2000年至2003年的文件资料可报送复印件（需加盖公章）。2004年以后形成的文件，除纸质外，还须报送其电子文件，文件格式为WPS、DOC、RTF或TXT、RAR、ARJ等。存储介质应加贴标签，注明单位、年度、件数、报送人签名及文件格式。各单位报送文件时，要按市档案局要求，编制统一格式的电子目录，随文件一同移交（联系电话：3328513，联系人：王国华、耿冬梅）。

附件：一、现行文件资料分类整理办法

二、现行文件资料范围及验收标准

三、各报送单位代号一览表

四、电子文件目录

五、现行文件移交登记表

中共鹤壁市委办公室

鹤壁市人民政府办公室

2004年11月25日

附件一：

现行文件资料分类整理办法

一、     现行文件资料的范围

现行文件资料分为政务文件、政策法规汇编、参考资料三部分。

政务文件：主要指各单位及其上级业务机关制发的，与鹤壁市经济建设、社会发展及人民群众生产生活有密切联系的，需要公开执行或市民知晓的非保密性的现行法规、制度、规定、办法、标准、意见、条例、决定、办事程序及其他政策性文件。

政策法规汇编：主要指《国务院公报》、《河南省人民政府公报》和各级报送单位及其上级业务机关编撰的现行政策法规汇编。